Seit dem 1. Januar gelten im Handel neue Regeln und Pflichten rund um die Nutzung von Registrierkassen. So dürfen alte analoge Kassen nicht mehr verwendet, sondern nur noch elektronische Registrierkassen eingesetzt werden. Für sie gibt es ab 2020 außerdem weitergehende Verschärfungen.Vorsichtigen Schätzungen zufolge gehen dem Fiskus Jahr für Jahr rund fünf Milliarden Euro aufgrund manipulierter Registrierkassen verloren. Daher geht der Gesetzgeber nun voller Elan gegen mögliche Manipulationen vor. So müssen die ab 2017 verwendeten Registrierkassen den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" entsprechen. Das heißt: Sie müssen direkt digitale Unterlagen für die Buchhaltung veränderungssicher erzeugen können und entsprechende Umsätze zehn Jahre lang unverändert speichern. Alte Registrierkassen, die die Anforderungen nicht erfüllen, mussten bis zum Ende des Jahres 2016 ersetzt werden.Im EilverfahrenAb 2020 gibt es nun noch weitere Verschärfungen, wie Bundesrat und Bundestag per Eilverfahren 2016 in ihrem „Kassengesetz“ beschlossen haben. So müssen alle Registrierkassen über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert sein muss. Ziel dabei ist es, beispielsweise das Löschen von Umsätzen zu verhindern. Allerdings dürfen elektronische Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden und der Kassenrichtlinie des Bundesfinanzministeriums entsprechen, ohne Umrüstung noch bis zum Jahresende 2022 weiter verwendet werden. Die Missachtung der neuen Vorschriften wird mit einer Geldbuße bis zu 25 000 Euro geahndet.Weiterhin besteht ab Jahresbeginn 2020 die (Kassen-)Belegausgabepflicht. Das heißt: Händler müssen künftig an jeden Kunden einen Kassenbon ausgeben. Wobei sich Unternehmer mit Verkaufsständen auf Wochenmärkten oder auch Volks- und Vereinsfesten von der Ausgabepflicht aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität befreien lassen können. Auch sind Kunden keinesfalls zur Mitnahme des Bons verpflichtet.Bereits zum 1. Januar 2018 wird mit dem Gesetz die sogenannte Kassen-Nachschau eingeführt, die durch die Finanzbehörden ohne vorherige Ankündigung und während der üblichen Geschäftszeiten erfolgen kann. In diesem Rahmen wird die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben überprüft.Mögliche NachrüstungDie neuen gesetzlichen Regelungen haben für alle Nutzer von Registrierkassen zur Folge, dass entsprechende Nachrüstungen bei den jeweiligen Kassengeräten erforderlich werden. Ist diese nicht möglich, muss eine neue Kasse her. Bei vernetzten Kassen sind zentrale technische Lösungen denkbar. Der jeweilige finanzielle Aufwand ist zurzeit noch nicht zu beziffern. Nach Schätzungen des Bundesfinanzministeriums liegt der einmalige Erfüllungsaufwand für die Wirtschaft bundesweit für die Neuanschaffung und Umstellung der Geräte bei rund 470 Millionen Euro und die jährlichen Kosten unter anderem für Zertifizierung, Wartung und Support bei 106 Millionen Euro. Kein Wunder also, dass bis zuletzt ganz heftig über die Gesetzgebung diskutiert wurde und einige, insbesondere kleine Händler sogar zurück zur offenen Ladenkasse wechselten. Denn die Nutzung ist unverändert erlaubt. Auch sind Unternehmen mit einer offenen Ladenkasse nicht verpflichtet, überhaupt eine elektronische Kasse einzusetzen.
Peiner Wirtschaftsspiegel
Die Änderungen für elektronische Kassensysteme in 2020 im Überblick
Alle ab diesem Datum neu angeschafften elektronischen Kassensysteme müssen über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die ab dem ersten Tastendruck alle Eingaben in das System unveränderlich und verschlüsselt erfasst.
• Auch für bereits bestehende Registrierkassen wird der Einsatz einer technischen Sicherheitseinrichtung verpflichtend, damit digitale Grundaufzeichnungen nicht nachträglich manipuliert werden können. Zuständig für die Zertifizierung ist das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
• Wer elektronische Registrierkassen im Einsatz hat, die nach dem 25. November 2010 angeschafft wurden und nicht mehr nachgerüstet werden können, hat für den Austausch Zeit bis Ende 2022.
• Geschäfte müssen künftig an jeden Kunden einen Kassenbeleg ausgeben. Von der Belegausgabepflicht können sich Unternehmen allerdings bei ihrem Finanzamt befreien lassen, etwa wenn sie Verkaufsstände auf Wochenmärkten sowie Vereins- oder Volksfesten haben.
• Ab 2018 haben die Finanzämter die Möglichkeit zur unangekündigten Kassen-Nachschau. Das ist ein eigenständiges Verfahren und kann zusätzlich zur Außenprüfung stattfinden. Bei Verstößen droht hier eine Geldbuße von bis zu 25 000 Euro.
